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轉發:硬核講座:辦文、辦會、辦事(市委副秘書長心血講稿)
發布時間:2021-12-12 來源:棗莊交運發展集團有限公司

本文作者系甘肅省慶陽市華池縣委常委、組織部長胡正平,他在任慶陽市委副秘書長期間,曾在全市科級干部培訓班上講解文秘工作的相關知識,系統周延,案例豐富,值得細讀。

 

辦文、辦會、辦事的幾點體會

全市科級干部培訓班文秘知識講稿


我講的題目是“辦文、辦會、辦事的幾點體會”。之所以選擇這樣的題目,就是因為辦文、辦會、辦事是文秘工作主要任務,也是我們公務人員做好工作的根本手段。

文秘工作,也就是辦公室工作。每一個單位、每一個部門都有文秘工作的存在。各級辦公室(有的叫秘書部門),都為對應的各級組織和工作機構服務。概括來說主要有四大職能:參謀助手、綜合協調、督促檢查和后勤保障。這些職能都是通過辦文、辦會和辦事來實現。可以說辦公室主要干的就是辦文、辦會和辦事的工作。另一方面,大家來自各個部門,不論從事黨委部門、還是政府部門的工作,工作任務的完成,都是通過辦文、辦會和辦事來實現。某種意義說,辦文、辦會和辦事的能力就是工作能力的重要表現。所以我們有必要在這個方面和大家交流。

首先我給大家講講辦公室工作特性。只有懂得辦公室工作的特性,才能了解辦公室辦文、辦會、辦事的特點和要求。


辦公室工作有四個特性




一是關鍵性

辦公室居于樞紐位置,是參謀部,智囊團,是中樞機構,是核心部門。江澤民同志講過“各級辦公部門是各級黨委的左右手”。“辦公室處在承上啟下的地位,在黨的工作部門中具有特殊的地位和作用,它的工作好不好對黨委乃至全局的影響很大。”

一頓晚餐輸掉了一場戰爭。公元前607年春天,宋國和鄭國發生了一場戰爭。戰前宋國主帥華元搞賞三軍,以迎戰鄭國軍隊。在犒賞的過程中,華元的車夫羊斟沒有分到羊肉,有人見了,建議華元給羊斟一塊羊肉。華元撇了撇嘴,不屑地說:“打仗又不靠他!”不多久,宋軍與鄭軍決戰。兩軍鏖戰正酣,忽然,羊斟駕著華元的戰車沖向鄭國軍隊的陣營。眼看自己要孤身陷入敵陣,華元急忙呵斥羊斟,這時羊斟回頭說了一句流傳至今的“名言”:“疇昔之羊,子為政;今日之事,我為政。”意思是說,以前分羊肉的事,您說了算,今天駕車的事,我說了算。說話之間,戰車已經沖進敵營,鄭軍一哄而上把華元捆了個結實。看到主帥被俘,宋軍人心渙散,頃刻間土崩瓦解、一敗涂地。車夫的工作雖然簡單,但處在直接為主帥服務的核心位置上,其人品德行和業務水平就關系到主帥本人的安危,并由此而影響到整個軍隊乃至國家的安危。辦公室工作也是這樣,他工作的好壞直接影響全市工作的大局。

二是服務性

辦公室是服務機關。我們常說,辦公室是“三服務”,為領導服務,為部門服務,為干部群眾服務。

三是綜合性

部門來說,各科的工作都要涉及。我們市委辦公室的工作涉及到黨委工作的各個方面。我們經常講,我們是全科醫生,什么病都要看。

四是被動性

辦公室工作是根據領導工作的需要來開展的。很多事先是不能預料的、偶發的、臨時性的。什么時候出現,自己不好安排,也無法事先安排。在很大程度上是被動的開展工作。


辦公室工作的特性,就要求我們辦文、辦會、辦事做到四個必須,這也是辦文、辦會、辦事的總的要求。


一是必須高標準、高質量

辦公室的工作都是一些大事,影響深遠、責任重大。另一方面,辦公室工作代表了一個單位、一個部門、甚至一個地方的工作。這就要求辦公室辦文、辦公、辦事必須高質量、高標準、不能出現任何的差錯和失誤。

2009年和2010年我們辦公室開展了尋找失誤和差錯活動,共找到了17條失誤和差錯。這里面大多是文字校對、領導職務排序出現差錯,最嚴重的失誤是2009年10月20日寧縣在舉行新莊年產800萬噸煤礦奠基儀式的失誤。這次活動規格很高,省委書記、省長、華能集團的黨組書記很多部省級領導出席。會前,寧縣的領導非常重視,每一個細節都做了檢查,但是在省委陸書記宣布新莊年產800萬噸煤礦開工時,話筒沒有了聲音。省電視臺的記者說,我們專門錄這句話來了,還沒有錄上。雖然是話筒引起的,失誤很小,但是影響很大。

二是必須體現領導的意圖

辦公室是為領導服務的。這就決定了我們的工作是從屬性的工作,必須以領導的滿意為工作標準。我們必須領會領導的意圖,按照領導的要求進行工作,做到到位而不越位。為領導決策實施服務,不能參與決策;協助辦理不能包辦代替。

秘書的水平永遠是超越不了領導的水平。正寧有個看門的說,膽敢讓我識字,膽敢給我把秘書配硬。給我個縣長我都敢當哩。他只看到了秘書給領導服務的一面,沒有看到秘書的服務從屬的一面。只有好的領導才有好的秘書。那個領導講話材料寫的好,那是領導的要求高。只有高水平的領導才能提出高的要求。領導的水平決定著秘書的水平。

三是必須熟悉多方面的工作情況

辦公室工作涉及方方面面人,涉及到各個領域,辦公室工作人員必須熟悉各方面的知識和經驗,成為多面手。我們黨代會報告、政府工作報告,這些大材料涉及到全市經濟、社會發展的各個方面,起草這樣的材料,就要對各方面的工作都要掌握和了解。

四是必須把握工作規律

李瑞環同志講過一句名言,“在這條路上,如果有一位同志跌倒了,那么是個例,是特殊的情況;十個同志經過,有九個同志跌倒了,那么就是有規律可循了”。辦公室工作雖然千頭萬緒,但也有規律可找。我們要善于總結,勤于思考,從普遍性的問題中發現規律,把零碎的、雜亂的心得化為系統的經驗,把感性的經驗變成理性的認識。我們省人大的一位秘書長給大家講,他的工作就是查看席次、安排車輛、前排就坐,帶頭鼓掌。這就是人大辦公室領導的工作規律。

第一個問題,關于辦文

“辦文”主要辦兩個方面的“文”,一個材料起草,另一個就是公文的處理。

一、材料起草

材料起草很重要。對于領導來說,他是領導者行使職能、推動工作、實施決策的重要手段。1936年10月,毛主席給丁玲的一首詞中有兩句話“纖筆一支誰與似,三千毛瑟精兵。”鄧小平同志也曾經說過,“實現領導最廣泛的方法是用筆桿子”。

對于文秘人員來說,寫材料是文秘人員的看家本領和核心能力。我們講辦公室的首要工作就是參謀助手,參謀助手的重要載體就是文字材料,就是把我們的意見和建議通過起草材料轉變為領導機關的決策和部署,把我們個人的真知灼見通過起草材料轉化為集體的決議和政策制度。這就是“以文輔政”。

我們辦公室工作既要緊密聯系群眾,又要緊密聯系領導。如何聯系,我看最便捷的、最深入聯系領導的途徑就是文稿起草。只有在文稿起草的過程中,在領導對材料反復修改的過程中,我們才實現了與領導干部工作上的交流,思想上的交融。我們注意到這樣一個現象。一個單位,能夠得到領導重視和關注的是材料寫的好的人,提拔進步快,能夠得到重用的是材料寫的好的人,能夠被上級部門發現,調入上級部門工作的是材料寫的好的人。所以我們文秘人員和機關工作人員都要把寫材料作為第一要務,下苦工鉆研和學習,才能以文立身,以文立業。

寫材料是很一項艱苦的工作。寫材料需要創造,創造就要付出智慧,就要付出艱苦的努力。有人說,“再會寫材料的人,也沒有好寫的材料”。

每一個材料都要細心琢磨,都要費盡思量。我們原來的政協張文先主席說,寫材料的人“吃的是霸王苦”。咱們市委原來的王劍英秘書長說“為別人奉獻智慧是最苦的事情”。曹雪芹在回顧《紅樓夢》創作的歷程的艱辛時感嘆;“字字看來皆是血,十年辛苦不尋常。”可見寫材料自古就不容易。

寫材料的過程,是文秘人員研究問題,提高自己工作能力和學識水平的過程。說句老實話,我在調任市委辦公室工作以前,不怎么會寫材料。我在辦公室工作,先后給原任孫效東書記(現在任省人大常委會副主任、省工會主席),原政協張文先主席當秘書,在原市委盧造鈞秘書長等一些領導的領導下工作,在給他們寫材料的過程中,自己的寫作能力得到了很大的提高。我常常給我們辦公室的秘書講,我們一定要珍惜為領導服務的機會,服務就是學習,是全方位的學習。通過給領導寫材料,我們能夠學習領導的思維方式、工作方法和從政經驗,能夠提高我們的寫作能力。領導是我們最好的老師。所以我們寫材料,就要有不怕吃苦的精神,就要把每一份材料作為學習的機會。只有這樣我們才能不斷進步,也才會感受到成功的快樂和喜悅。2006年元旦,市委辦公室舉辦干部職工文藝晚會,我寫了一首朗誦詩,寫的不好,但有這樣兩段是寫材料的內心世界的真實寫照。

辦公室亮起不滅的燈光

憨夢成了我們的奢望

美好的未來在腦海暢想

發展的大計在筆端飛揚

為了群眾的福祉,

為了實現小康

我們字斟句酌,費盡思量

一份份材料擺在領導桌上

在忐忑不安中

我們期待默許和贊賞

會場上如潮的掌聲

令我們心花怒放

 


下面我談五點具體的感受




首先,要熟悉文體要求

文秘人員起草的材料主要有兩大類型,一大類型就是我們常說的公文。

公文,是公務文書的簡稱。公務文書是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式,是傳達黨和國家的方針政策、發布黨規政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。這就是公文的概念。

中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》(1996年5月3日起施行)規定,全國黨的機關公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14個種類;國務院辦公廳發布、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定,國家行政機關公文文體主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個種類。其中,決議、指示、公報、條例、規定為黨的機關公文專用,命令、公告、議案為行政機關公文專用。每一種文體都有自己的適用范圍、寫作要求、固定格式和語言特點。寫這類材料可以說是“帶著鐐銬跳舞”。要嚴格按照文體要求去寫,文體一錯,全盤皆錯。我們初寫材料的人都會犯這樣的毛病,把報告寫成散文。對于文體的格式和要求,各類秘書工作書籍和網上都有。主要注意相似文體的辨析:要把布告、公告和通告區分開來;把報告和請示區分開來;把函和報告區分開來;把決議和決定區分開來,把通知中的“批轉”和“轉發”區分開來。這里我部多講,有興趣大家看看這方面的資料。

另外,我們文秘人員為領導服務,要代為單位和領導起草一些正式公文以外的文稿。常見的有講話稿、述職報告、致辭、主持詞、理論文章、序、賀信、唁電等等。有時還要撰寫一些消息、通訊等新聞稿件。這些材料也是領導活動的一部分。領導秘書承擔這方面的任務更多一些。這些文稿也有各自的文體的要求,但是相對于公文來說,要求沒有那么嚴格,能夠給文秘人員更多自由發揮的余地。文秘人員的寫作水平主要體現在這一方面。

第二,要深入研究工作。

文稿是推動工作、解決問題的一種載體和一種工具。材料寫的好不好,關鍵是工作研究的透不透、深不深。認識的深度,決定了材料的高度。

11月16日,習近平同志在中央黨校開學典禮上專門講了調查研究的問題,指出“調查研究,是對客觀實際情況的調查了解和分析研究,目的是把事情的真相和全貌調查清楚,把問題的本質和規律把握準確,把解決問題的思路和對策研究透徹。”我們起草材料就是要深入的調查研究。主要要研究三個方面的問題,一是要研究上情。就是研究政策。我們提出的觀點、辦法和措施,要符合國家的法律規定和上級部門的要求。二要吃透下情。就是要研究我們的工作現狀,特別要研究工作中存在的問題。問題看準了,才能提出符合實際的對策和措施,才能找準解決問題的辦法。三要了解外情。就是借鑒外地在解決同樣問題上的成功經驗。用外地的經驗來完善我們的對策和措施。

比如我們起草發展蘋果產業方面的講話。就要對蘋果產業發展的現狀和存在問題進行深入的調查。2005年,我對我們慶陽蘋果產業發展現狀進行了調查。按照《蘋果優勢區域發展規劃》,我市列入西北黃土高原優勢產業帶。在國家規劃的重點發展區域之內。我市的海拔、緯度、平均氣溫、日照、降水、土壤、地下水位等7項指標完全滿足蘋果最適區的條件。而且優于黃土高塬優勢產業帶的南部。正如省農科院農產品貯藏加工研究中心主任張永茂所說:“這里是發展蘋果產業絕無僅有、得天獨厚的風水寶地”。

我們慶陽蘋果在全國具有很強的競爭力。蘋果是一種高效農業,單位面積收益高,管理的好畝均收入1萬多元。在我們慶陽除過蔬菜,還沒有收益這么高的產業。但是蘋果是高科技含量的產業,是勞動力密集型產業,是高投入產業。這些問題是發展蘋果產業的最大障礙。發展蘋果產業就要解決農民缺少技術的問題,缺少勞動力的問題,缺少資金投入的問題。把這些問題搞清楚了,材料才能寫好。

首先,要認識我市蘋果產業發展現狀。

一是有規模,但不夠大。二是有效益,但不夠高。三是有市場,但市場占有率比較低。四是有加工,但產業鏈條比較短。

第一,我市蘋果產業開發具有明顯優勢和廣闊前景。

一是具有區位優勢。二是具有價格優勢。三是具有質量優勢。四是具有加工優勢。五是有市場機遇。

第二,推動蘋果產業發展的主要措施。

一抓組織領導。二抓政策扶持。三抓基地建設。四抓果園管理。五抓技術培訓。六抓產品營銷。

第三,體現領導意圖。

我們起草材料是代領導表達觀點,必須充分表達領導的思想和主張,體現領導的風格和特點,反映領導的能力和水平。一要站在領導高度。為領導寫就要站在領導的高度,寫出來的才有深度、有厚度。我們起草材料時要“身在兵位,敢為帥謀”,學會“提拔自己”,善于“關起門來當領導”。深刻領會領導思考問題的角度,想一想如果我是領導會怎么講。

這樣寫出來的才符合領導身份和角色。二要把握領導思想。起草材料要通過領導的談話、文章、批示,特別是脫稿講話,把領導對同一問題的看法和見解串聯起來,并加以豐富和完善,提煉出鮮明的論點、提高與領導思想的貼合度。三要體現領導個性。講話中多用具有獨特風格、體現領導個性的語言和表達方式,會增強吸引力和感染力。熟悉領導的性格氣質,留意領導的個性風格,揣摩領導的思維方式和用語習慣,善于用領導的語言闡述領導的意圖。

田家英是毛主席的秘書。他善于領會毛主席的思維方式和語言風格。1956年毛主席在八大上的開幕詞最先由陳伯達起草,毛主席感到不滿意,但距開幕時間已經很近,毛主席讓田家英來寫,毛主席要求寫的短一些。最后田家英只寫了兩千字。毛主席致開幕詞時,曾被34次熱烈的掌聲打斷。這篇開幕詞里面的一些話語,成為毛主席經典語錄,被廣泛引用。“國無論大小,都各有長處和短處,即使我們的工作得到了極其偉大的成績,也沒有任何驕傲自大的理由。虛心使人進步,驕傲使人落后,我們應當永遠記住這個真理。”當時大家都以為這篇材料是毛主席親筆起草的。在人們贊許的時候,毛主席說“這不是我寫的,是一個年輕人寫的,此人叫田家英,是我的秘書。”

第四,要善于提煉觀點。

一篇好的材料必須有觀點、有內容、有層次。觀點就是對事物的看法和態度。張文先主席以前說,材料寫的好不好,就看有沒有人能記住、忘不了的話。這些話就是觀點,有觀點就是有思想。提煉觀點有三個方法:一是在觀察中進行概括。二是在調研中進行歸納。三是在實踐中總結。張文先主席在當副書記時,管宣傳工作就提出這樣的觀點“對外宣傳,樹立形象求廣度;對內宣傳,服務中心求深度。”指導農村經濟提出“原區蘋果、川區蔬菜、山區草畜”。這些觀點是多年工作的總結和概括,對我們現在都具有很強的指導意義。

2006年1月,在環縣考核大會上,張主席講到環縣“解放最早,富有光榮的革命傳統;面積最大,擁有豐富的自然資源;條件最差,培養和造就了艱苦奮斗的優良作風。”這就是觀點。

第五,駕馭語言文字。

語言是交流的工具。公文語言有三個特點:一是平實。二是簡潔。三是準確。在這方面,我們老一輩無產階級革命家給我們樹立了光輝的榜樣。比如說毛主席曾經還講過“一天不讀報是缺點;三天不讀報是錯誤”。小平同志講的一些大家都能記住,“發展是硬道理”,還有比這更高度的概括嗎?還有比這更能讓群眾記住的嗎?“不管白貓黑貓抓住老鼠就是好貓”,“穩定壓倒一切”。錦濤總書記講:“發展是第一要務,穩定是第一責任”,歸納的很好也能記住。陳云同志有一句名言“領導干部要拿出一定時間‘踱方步’,考慮戰略性問題”,就是走方步,反復思考。

在外交詞令方面我們經常能看到,用詞是非常講究的。比如說在有的外交場合對國內外一些重大事件,對外方的發言,我們外交部新聞發言人怎么說?我們“注意到”三個字,有的時候說我們“不贊成”,這又不一樣。有的時候說我們“表示遺憾”,有的時候會說我們“表示不滿”。有的時候會說我們“表示抗議”,甚至有的時候會說我們“表示強烈抗議和堅決反對”,這是很有分寸的。我們的講話,寫的材料、用詞也要朝著這個方向去努力。

寫材料還有結構的問題,還有材料與觀點統一的問題,等等,這里我不再一一講解。




辦公文我歸納為把好“五關”。




第一是把好政治關,第二是把好政策關,第三是把好事實關,第四是把好格式關,第五是把好語言關。

第一,要把好政治關。

辦理公文我認為首要是把好政治關,因為公文是有規范體式和法定效力的,不能出現政治錯誤。蓋著大紅章發下去,是有法律效力,絕對不能出現政治問題。

一是不能違反或不符合黨和國家的法律法規。就是發的公文不能與法律法規相抵觸。很多同志認為不大可能吧?怎么會出現這個問題?大家可以在網上查到,某省曾經發過一個文件,是以省委省政府的名義發的。這個文件里面提出一個名企在創業初期豁免“原罪”的問題,就是不管資本積累是什么途徑得來的,你在我這個地方投資我豁免,這就突破了刑法的有關規定,對刑法的有關有罪無罪的解釋必須是“全國人大”。這種事情也是有的,首先一條是不能違反法律法規。

二是公文里面不能出現姓名、職務、排序上的錯誤。這個如果出錯了也是政治問題。比如說我們市上的領導有嚴格的排序的,不能按想象來排列。

三是公文里還涉及到一些權限的問題,我們也不能簡單的處理。我們在有些公文要求財政部門給予財力保障,編制部門要增加編制。這就超越了權限。辦公文首先要有政治意識,要把好政治關,不管是公文起草人員還是審核公文的各級干部,這是第一關。

第二,要把好政策關。

政策必須前后一致,左右一致,不能是前一個人是這一條規定,后一個人又是另一條規定。當然,有時候政策需要調整,但必須保證之策的一貫性。不一致的政策下去了,下面就會無所適從。后果嚴重的可能會損害一部分人利益,可能會引發社會穩定的問題。我們在公文審核和起草方面要有很強的政策觀念,必須要把政策的前后左右都考慮周全。絕對不能因為我們的公文下發而引發政策執行上的混亂,引發社會穩定的問題。

第三,要把好事實關。

事實包括數字、引文、人名、地名,還有公文涉及的一些事情的事實,都必須要把好關,不能出任何差錯。比如說有一個地方就出了一個笑話,干部任免在大會上宣布的時候全場嘩然,發生了什么事情呢?就是把該免得任,該任的免,事實顛倒了,問題就大了。

第四,要把好格式關。

公文的格式是規范的,有統一的規定。不是想怎么來就怎么來,在這方面我們要嚴格按照國家行政機關公文處理辦法來處理。

第一個是公文的抬頭,就是紅頭文件的紅頭是有規定的,紅頭和下面的蓋章必須是一致的。

第二個是文種不能混用,就像我剛才說的,請示就是請示,報告就是報告。不能叫請示報告,不能把請示寫成報告,更不能下行文當成上行文使,給上級機關發通知是不行的,文種是絕對不能混用的。

第三個就是上行文主送機關必須是一個。上行文主送機關必須是一個。有很多同志不懂這個規矩。如我報一個請示,只能給分管這項工作的領導報一份請示,不能每一個領導都送,那就會出問題。有什么問題呢?就是不同領導的批示可能不一致,最后執行誰的?造成了領導之間的不協調,給上級機關造成了矛盾,最后你自己無所適從,哪個領導的指示你能不執行?不能說合我意的執行,不合我意的不執行。

下行文必須是下一級的管轄的機關,我不能發下兩級。我只能發下一級管轄的部門。再一個就是發文機關的署名不能遺漏。四個單位聯合發文,那么落款就是四個單位,按規定的順序排列,不能遺漏。在簡稱和全稱方面要一致,要么用規范的簡稱,要么用全部規范的全稱,都沒有問題。還有一個是發文的日期,發文日期必須是最后一位領導簽發的日期,不是我們在起草公文的時候的日期。格式里面有很多要求,這里不一一講了。

第五,要把好語言關。

我剛才在講起草材料的時候講到了語言的問題,那么我們在講公文語言的時候就特別強調準確、簡潔,不要啰嗦。我們的公文都要求簡單一些、簡短一些,要求要明確一些。還有最重要的一點是做好校對,不能出現差錯。校對差錯我們經常會遇到的問題,國家報刊書籍一般差錯率在萬分之二以下。但對一些關鍵的地方絕對不能出現差錯。比如標題、人名、地名、時間等等

第二個問題,關于辦會

會議是指導工作的重要方式。早在原始社會就有氏族民主議事會。現代社會會議成為人們信息交流的重要方式。黨政機關開會都是圍繞決策來進行的。我分析會議有五個方面的會議。一是了解情況的會議。如調查會、匯報會。二是實行決策的會議。如黨代會、人代會、政協會,全委會、常委會,黨組會。三是安排部署工作,統一思想的會議。報告會、動員會。四是工作落實過程中的會議。督查會、促進會、現場會、匯報會。五時工作完成之后的會議。總結會,表彰會。另外還有一些開工儀式、發行儀式、竣工儀式等等慶典活動都可以歸到會議的范疇。

有一個調查統計,領導者和管理者的工作時間一般有30%左右甚至有的高達85%的時間是在會議中消耗掉的。還有一個資料介紹全世界每天至少有五千萬個會議,而美國每天有一千一百萬個會議,居世界之首,并不是只有我們中國的會議多。


會議辦會的程序三個方面19項工作


(一)會前準備。

一是制定會議方案。二是下發會議通知。三是起草會議文件。四是做好會務準備。五是作好生活安排。

(二)會中服務。

一是組織好人員報到。二是開好預備會議。三是寫好會議主持詞。四是組織好大會發言。五是作好會議記錄。六是安排好分組討論。七是組織好現場參觀。八是編好會議簡報。九是回收好會議材料。十是做好與會人員返程的服務事宜。

(三)會后收尾。

一是搞好財務結算。二是搞好會務總結。三是搞好材料合訂存留。四是會務用品的歸還和整理。


辦會主要要做好三點


第一,制訂方案

制訂方案就是前期謀劃。凡事有謀則勝,不謀則敗。開會也一樣,方案制定的好,會議就不會出現紕漏,會議才能圓滿成功。最近我們勝利召開了第三次黨代會。市上領導和參會人員都普遍反映會議辦的很成功。我看我們成功的關鍵是我們的會議方案拿得好,會議的前期工作準備的扎實。當然我們辦會的同志認真負責也是成功的重要原因。我們知道黨代會是全市最高規格的會議。黨代會五年一次,意義重要。黨代會是規模最大的會議。共有370名代表,連同列席人員540多人。黨代會又是程序最復雜的會議。在不到4天時間里要召開4次大會,6次主席團會議,3次主席團常務會議,2次代表團團長會議,1次資格審查委員會會議,40次分團會議。還要召開1次全委會、1次常委會、1次紀委全會。1次看望活動,1次文藝演出,1次電影放映,4次合影。大大小小73次活動。4次大會在政府禮堂,和代表駐地慶陽賓館有一段的距離。這樣的會議,方案拿不好,組織不周密,出現什么問題造成的影響巨大。會前一個月的時間我們主要就是制定方案,設計工作流程。我們編印了50多頁的工作流程,還對制定了簡報編寫、安全保衛、就餐安排、食宿安排、看望代表、會場布置、氛圍營造、合影安排等8個具體的工作方案。對每項活動全部進行了分解,每一項工作全部責任到人,啥時間做到啥程度都提出了明確的要求,會議過程中,每人一本流程,按照流程去做,不用請示匯報。正是周密細致的工作方案,保證了會議的圓滿成功,沒有出現任何的紕漏。制定方案要注意三條。

一是要周密的思考,不遺漏任何一個環節。黨代會大家知道要通過一些決議,主持人會問大家對決議有什么意見請發表。主持人問到這樣的內容,下面沒有任何反映,會場就顯得非常尷尬,我們特別安排工作人員“應聲”,下面說“沒有”,主持人就會轉到隨后的議題。像這樣的環節,我們都要考慮周到。還有代表乘車,車號的張貼。

二是要明確責任,每一個環節,每一項會務的工作,都要明確到人。有人來落實,有人來檢查、有人督促落實。不能出現遺漏。

三就是要溝通銜接。制定方案能夠便于請示匯報,也便于溝通銜接。審定方案的過程是我們的意見建議變成領導決策的過程,也是和領導溝通協調的過程。一個會議有很多的議程,需要領導的審批和決定。比如說會議確定幾個發言人,確定哪幾個發言人,不是想定誰就定誰,是要報批的。比如說分組討論,怎么編排分組也不能說你想怎么定就怎么定,都要報批的,都要上報領導做主。同時領導在審定方案的時候也就知道了他自己在會議中承擔的任務。就會做好自己的準備工作。

第二,把握關鍵

把握重點是一條重要的工作方法。毛主席曾經指出,任何過程,如果有多數矛盾存在的話,其中必定有一種是主要的起著領導作用的、決定作用的,其它是處于次要的、服從的地位。還說我們要做的工作是什么?要全力找出主要矛盾,抓住主要矛盾,這一些問題就迎刃而解了。

第三,關注細節

細節特別重要,有一句話叫做細節決定成敗。有一人講魔鬼存在于細節當中。有一本書叫《細節決定成敗》,我完全同意這個觀點。

但是,一個活動、一次會議,是由無數的細節夠成的,有很多的細節,我們關注那些細節呢?我看要關注和開展的活動有關的細節,關注影響成敗的細節。我們不能做無用功,浪費時間和精力。

我們善于發現細節。2009年習近平到慶陽視察的接待工作。今年在紅運會期間在市體育館舉辦的“紅色南梁”隴東革命歷史故事連環畫展贈書儀式。

任何機關都是辦事機關,辦事是機關的重要職能。我們講為人民服務。這是我們黨的根本宗旨。我認為就是為人民辦事,辦實事、辦好事。辦事是我們為人民服務的過程。辦事也是干部素質重要表現。“會不會辦事”是重要的工作能力。會辦事,就是把好事辦好,把難事辦成,把不放心的事辦放心;不會辦事,就是把好事辦砸,把簡單事辦復雜,把放心的事辦得不放心。

辦會重點是什么?

我認為在三個方面不能出現問題。

一是議程的銜接。

會議方案確定以后要盡快和參與會議的各個方面做好銜接工作,讓每個參與會議的人知道自己該干的工作,干到什么程度。會議的議程和主持詞一定要一致。會議主持人是會議的組織者,主持詞統領整個會議。開會最重要的就是主持詞。我們這次黨代會就確定了一個科長只干一項工作,就是負責主持詞的銜接和提送。

2006年鎮原縣舉辦一個研討會。邀請市上的領導主持會議。鎮原縣給領導準備了主持詞電傳給領導,領導的秘書沒有和縣上最后銜接。領導趕到鎮原離開會的時間很近,就直接進入了會場。領導主持的時候第一項就是安排少先隊員給參會的專家獻花。我當時感到很奇怪,給專家獻花是什么意思,我會前也沒有見到少先隊員。這時候縣上的一位同志在臺下大聲說,沒有這項活動了,這個議程取消了。主持的領導說,取消了我們進行下面的議程。出現這樣的場面,的確很尷尬。

如果會議有頒獎,我們組織的人一定準備好獎牌,設計好頒獎的次序,安排好禮儀。我組織的最驚險的一次會議。2007年全市目標管理頒獎大會。

舉行慶祝活動一定要銜接好播放音樂的時間,燃放禮炮的時間。

二是會議的通知。

通知會議也是組織會議的關鍵環節。會開始了人到不齊,如同備下酒席沒有人吃一樣。我們通知會議一般要通知一次,落實人員一次,就是要保證會議通知到人。現在有這樣的一個現象,一方面抱怨會多,另一方面害怕不通知會議。沒有通知到,有些單位就會給領導反映,為什么給我們不通知。通知會議要通知好會議的時間、地點和要求。比如黨代會要求穿正裝,這就要提前通知,讓代表有所準備。如果幾個會和活動在一起舉行,我們要一項一項通知清楚。今年“七一”前,市委舉行了優秀共產黨員的表彰大會,會前安排市上領導和受表彰的優秀共產黨員合影。我們書面通知到一個單位,該單位的工作人員,只給領導通知說開會,沒有通知合影。好多的領導沒有參加上合影。2005年我組織一次電話會,沒有通知好會議,造成了工作的失誤。

三是音響的調試。

一般的大會沒有擴音設備不行。音響一定不能耍嘛達。大型的會議一定要保證電力的供應。沒有電就沒有了音響,無法實現語言的交流。2004年在慶陽劇院召開的“先進性教育總結大會”,因為斷電,五百多人的會議只好終止。現在電力一般不會出問題,但是我們要重視。黨代會前,我們一位秘書長到電力局專門銜接電的問題。

根據我多年的實踐體會,“辦事”比“辦文”要求高,難度大。辦文一次不成功,還可以重寫或反復修改,自己反復修改達不到要求,其他同志和領導還可以伸出援助之手;辦事只能成功,不能失敗,辦成什么樣就是什么樣,別人補救來不及,辦“砸了鍋”是沒有挽回余地的。因此,我們應下工夫探索辦事的基本規律,力求做到:不論辦任何事情,上級指示的、領導交辦的,下級請求的、同事委托的,包括我們自己的私事,都是辦得明明白白,不是稀里糊涂;都是雷厲風行,不是拖拖拉拉;都是嚴謹細致,不是粗枝大葉;都是有始有終,不是虎關蛇尾;都是嚴格有序,不是雜亂無章。這樣才能受得起重托,擔得起重任。


一、辦事的原則。


辦事我看有四條原則。一是按法規辦事。二是按程序辦事。三是按規則辦事。四是按職責辦事。

一是按法規辦事。

現實生活中,不論是法律規定、紀律規定,還是其他規定,有時看起來與道德、人情相違背,但必須嚴格遵守,不能背道面而馳。實踐一再證明,只要能夠堅決按法規辦事,許多難辦的事情反而不難,許多矛盾反而好解決了。否則,就不能把事情辦得很好,甚至還會辦糟;或者雖然把一件事情辦成了,但卻把規矩給毀壞了。

這方面西方國家比較做的好。我看到一樣一份資料。哈佛大學是一個叫哈佛的牧師把一塊地皮和250本書贈給了當地的一所學校,最后這所學校發展成哈佛大學。對這250本書哈佛學院一直珍藏在哈佛樓的圖書館內,但是規定只能借閱不能帶出館外。一天深夜,一場大火燒毀了哈佛樓,在大火發生前,一名學生碰巧把哈佛牧師捐贈的《基督教針對魔鬼、世俗與肉欲的戰爭》這本書偷偷帶出了館外,打算在宿舍里閱讀,第二天得知大火后,意識到這是唯一的一本,找到了校長,把書還給了學校。校長收下了書,感謝了他。然而下令開除了學生。這就是哈佛的理念,讓校規看守哈佛的一切比讓道德看守哈佛更安全有效。這是他們的行事態度----法理第一。

在辦事的過程中,要時時提醒自己,始終把黨的路線方針政策、國家的法律法令、軍隊條例條令、單位的規章制度作為工作的基本依據。不該辦的事情堅決不能辦。

還有我們經常遇到的事情,給考試提供方便。等等。這樣違背原則的事情就不能辦。我們也不要求人辦違背

原則的事情。

二是按程序辦事

程序是科學,程序是規律,程序是經驗的總結。按程序運轉,分層次處理,是做好機關工作的重要一環。程序堅持得好,可以減少矛盾,提高辦事效率,否則會貽害無窮。辦文、辦會要按程序去做,辦事更要按程序去辦。特別是一些重大問題、敏感問題,一定要慎重從事,該請示的要請示,該匯報的要匯報,該研究的要提交研究,不能擅作主張,隨意處理。否則,就很難有好的效果。

三是按規則辦事

游戲有游戲規則,辦事有辦事規則。規則就是大家共同遵守的具體規定。有的規則有明文規定,有的規則沒有明文規定,是人們約定俗成的東西、常識性的東西。不論哪種規則,都是應該嚴格遵守的,否則,就很難把事情辦圓滿。按規則辦事,就要對事情的規則清楚,否則,就會犯常識性的錯誤。古人講:“入境問禁,入鄉問俗,入門問諱。”只要稍微認真些,失誤是完全可能避免的。

大家大概都還記得我國1993年申辦奧運失敗的故事。那次失敗,雖然原因眾多,但違反規則也是一個重要原因。在我們精心攝制的申奧宣傳片里,有老人提著鳥籠閑逛的鏡頭,這的確是反映了老北京百姓生活的典型情景,卻不知恰恰犯了一個世界性的大忌:保護動物。在外國人看來,把自由的鳥類關在籠子里是無情的傷害,再好的籠子也是傷害。這就破壞了環境保護的原則,投反對票的人自然就多起來。

四是按職責辦事

按職責辦事一個是要盡職、一個是不能越職。盡職就該自己辦的事情辦好,不能推托給別人。另一方面,要按級盡責、謹防“多管閑事”。也就是說,一級管好一級的事,一級盡好一級的責,不亂插手職責以外的事。我們辦公室經常遇到這樣的事情,“不要把一切問題都自己扛”。


二、如何把事辦好。


凡早也是要辦,晚也是要辦,一定要早辦;

凡主動也是辦,被動也是辦,力爭主動辦;

凡也可以去辦,也可以不辦,盡可能地辦;

凡冷淡也是辦,熱情也是辦,要熱情地辦。

1、急事穩辦

所謂爭事穩辦,是指越在緊急情況下,越要穩住心態,不能遇事急躁,處事毛糙,亂了章法,慌了手腳。越是處置緊急事情,越要追求辦事的一次成功率。

遇事不慌,穩中求快,實現速度和效益的統一,是急事穩辦的本質要求。這次黨代會期間分團合影,會前沒有安排。只安排在會議結束后所有代表同意合影。就是在大會結束的上午,一些代表團邀請張省長和代表團合影,省長決定和10個代表團都合個影。接到這個任務我感到很緊張。在代表開會的同時,一是通知大會聯絡員組織各自代表團的合影。二是在大會合影的席次表上加上在合影結束后分團合影的通知,并明確分團合影的順序。三是劃分集中地點,安排各團聯絡人員召集各代表團人員。這樣我們很快完成了10個團,370多人的合影。

2、大事細辦

天下大事,必作于細。重大問題,萬無一失。機關干部在承辦重大事情的時候,一定要心細如發,一絲不茍,確保周全。在重大問題上稀里糊涂辦“砸了鍋”,后果是不堪設想的。

人們常說,“呂端大事不糊涂”,這里的“不糊涂”,指的是呂端處置大事非常細致。呂端是宋太宗時的宰相,宋太宗病危后,內侍王繼恩等人因嫉恨太子英明過人,就私下里同參加政事李昌齡等密謀廢掉太子,另立楚王元佐為皇帝的繼承人。呂端到宮禁中去探問皇帝的病情,發現太子不在皇帝身邊,馬上在笏上寫上“病危”兩個字,命令身邊可靠的官員請太子立刻入宮伺候,使王繼恩等人的陰謀一時難以得逞。在舉行登基儀式時,皇位前垂著簾幃,接受群臣的拜賀。呂端平靜地站在殿下,先不拜天子,而是請求天子卷起簾幃,他上前仔細看過,確認登基人是先皇確定的太子后,這才下臺階,帶領君臣拜見天子,高呼萬歲。呂端在處理大事上的精明做法,確實值得后人借鑒。

大事細辦,就是要始終關注大事中的一切細節問題,防止1%的疏忽,導致100%的失敗。同樣的道理,大事都是關涉全局的重要事情,稍有不慎就會帶來不可估量的損失。所以,我們在大是大非面前,頭腦要非常清楚,想得要非常細致,做得非常周全,不能有半點的大意與疏忽。具體說道,在辦理關乎國計民生問題,領導一直十分關注的問題,群眾十分敏感的問題,群體性社會問題,等等。一定要有如臨深淵、如履薄冰的謹慎態度,辦得有根有椐,有章有法,有理有節,有始有終。在重大問題的承辦上經受住了考驗,方能受得起重托,但得起大任。

3、輕事重辦

概括人們的辦事方法,大致可分為兩種,一種人是舉重若輕,一種人是舉輕若重,領導干部兩種人都需要,比如,周恩來評價劉伯承和鄧小平就這樣說,劉伯承舉輕若重,鄧小平舉重若輕。但是,文秘人員永遠只需要一種工作方法——舉輕若重,再小的事也要慎重處置。

要高度重視小事。做好一兩件小事不難,做好一兩天小事也不難,難得是一貫之,堅持不懈地把每一件小事做得精巧得休,萬無一失。要在思想上有一個新的認識,要看到,小事有時并不“小”,它連著大事,做不好可能變成牽扯全局的大事。

要認真關注小事。在通常情況下,一項大任務在主要環節的部署安排上,領導抓得比較緊,大家都是很重視,而一些細微之處都得靠我們去完成。特別是可能影響全局的小細節、小環節、小事情、小部位,要格外重視,格外嚴謹,格外細致,不能僥幸地去“感覺”,該親眼看的要到現場,該直接找本人的不能通過二傳手,一絲一毫不能大意。

要耐心做好小事,小事并不等于簡單,有些小事干起來非常麻煩,有時很小的一件事,需要返工好幾次還辦不利索。有時事情不來便罷,一來就擠在一起,這件需要辦,那件也等著,理不個頭緒,這個時候容易產生厭煩、浮躁懷疑。所以,特別需要耐心和恒心,要不厭其小,不厭其碎,不厭其煩,認真辦好每一件小事。個別小事時間跨度大,久拖不決,要特別小心,不能忘事、漏事,始終關注發展變化,什么時間辦到哪一步,心中有數,有頭有尾,確保落實。

4、熟事生辦

所謂熟事生辦,就是把熟悉的事情當做不熟悉的事情來辦,這是因為,機關工作不少都是常識性的,程序性的,年復一年,周而復始。許多事實證明,越是對自己很熟悉的事情,越容易產生麻痹心理。不少事情出紕漏,恰恰是因為對它太熟悉而掉以輕心所致。

俗語講的“河里淹死會水的”、“小水溝里翻大船”,就是警告人們對熟悉的事情千萬不要大意,大意就要出問題。

5、生事慎辦

一個人不可能老是在自己熟悉的領域打轉轉,總要有工作崗位的轉換,工作任務的轉換。到達新的崗位,接受新的任務,必然會面對陌生的事物。而一個人無論多么聰明,多么有才華,他的知識和本領也是非常有限的;一個人無論經驗多么豐富,在錯綜復雜的客觀事物面前,對問題的認識和處理也難免失于偏頗。所以,涉足陌生的領域,處理陌生的事情,應謹慎從事,扎實行事,切忌自負輕率,魯莽冒失。

自負是辦事成功之大敵,面對沒有從事過的事情,無論多么簡單,你若自負自傲,必定自食若果。不能“大意失荊州”,不能盲目自負。

6、特事特辦

“特事”指的是特別的事情,或者是新出現的問題,過去沒有遇見過,或是不解決不行的問題,但現行的法規條文沒有明確規范;或是幾個部門職能有交叉的問題,但領導批示讓你牽頭解決,你解決后可能在人力、物力、財力諸方面要“吃些虧”,等等。也就是說,特事都是超常規的事情,按常規的辦法辦不了、辦不好。這就需要在辦事時靈活處置,用特別的措施、特別的手段來辦理。

“特殊情況特殊處理”,是機關干部應把握的一條辦事原則。不論有多少“特殊”的理由,也要先把事情辦好再說,許多情況下都是“先辦事后區分責任”、“先辦事后完善制度”。“特事特辦”的基本要求是原則性與靈活性高度統一。

還有一個古人特事特辦的故事。相傳北宋時,皇帝的親戚中有人認為財產分配不公,輪番到皇帝面前告狀,攪得皇帝寢食難安。丞相張齊賢見狀對皇帝說:“這些糾紛我能解決,請陛下允許我來全權處理。”皇帝準奏。于是,張齊賢把告狀的人都找到相府里,問道:“你們不是都認為對方的財產分得多,而自己分得少嗎?”皇親們回答說是的。張齊賢就讓人把這些皇親們的意思記錄下來,并由本人簽字畫押。然后找來兩名官員,分別將甲家的人帶到乙家去,又把乙家的人帶到甲家,人換地方而一切財產都不移動,只是分財產的文書作一交換。這樣一來,雙方都無話可說。皇親鬧財產糾紛的問題隨即解決了。

7、有事快辦

快就能夠贏得主動。有事快辦,就是辦事要講效率,不能拖拖拉拉。我國自古就有“今日事今日畢”的格言。劉伯承元帥曾提出,機關人員要“案無積卷”、“事不過夜”,他還把快速辦事的要求具體化:第一,了解情況要快。以最快的速度了解情況,以最簡潔的方法提出報告。報告要盡量使用圖表,做到一目了然。第二,研究情況要快。參謀人員研究情況,不能慢條斯理,而應是生活在情況變化之中,隨時隨地進行研究,重要情況要及時上報。第三,計劃、部署要快。要熟練而迅速地進行戰役、戰術計算,擬制出簡明的戰斗文書。第四,傳達命令要快。要關于使用快速通信手段和盡可能現代化的指揮器材。第五,總結經驗、捕捉占機要快。必須及時總結每一次戰斗經驗,研究敵情變化及其行動規律。當然,這些是針對軍事機關的,但對其他機關,同樣有著很強的指導意義。

有事快辦,說到底是培養一種雷厲風行的作風。一事當前,立刻去做,毫不猶豫。對今天要辦好的事情,要抓緊落實,決不拖到明天;對有時限要求的工作,正常時間完不成的,要加班加點,堅決按時完成任務;對那些時限要求寬松一點的工作,也要快節奏進行,以爭取主動。要努力做到:信息不在我手里梗塞,文件不在我手里積壓,事情不在手里延誤,工作不在我手里中斷。

8、私事兼辦

所謂私事兼辦,也就是要統籌兼顧地把個人的私事辦好。為什么要提這個問題?以前在思想觀念上存在一些偏差,提倡大公無私,公而忘私,就羞于言私,個人的私事擺不到桌面上。實際上這是一種極端的認識。

一個人的成功基石有三塊:單位有個好領導,家中有個好伴侶,個人有個好身體。把家里的事情好了,就會減少家庭矛盾。整天和老婆鬧矛盾,也干不好工作。

就人生所面對的問題來講,主要是“兩務”,一是俗務,二是事務。俗務是指油鹽糧柴、吃住行醫、生老病死等涉及個人生計的家務活動。所謂事務就是家務活動以外的各種社會實踐活動,具體來講是我們的本職業務工作。

人生在世,誰也不可超凡脫俗,首先面臨的是俗務纏身。辦好俗務,是辦好事務的基礎和前提。古人講,陋室不掃,何以掃天下?馬克思主義者認為,人們首先搞好衣食住行等,然后才能從事其他社會活動。所以,我們一定不要小看私事在人生長河中的地位作用,私事辦好了,對事業是促進,辦不好就是障礙。

“拒絕”也是辦事的內容。當別人對你有所希求而你辦不到時,你不得不拒絕他。拒絕是一種藝術。拒絕是很難堪的,不得已要拒絕的時候,我們要學會拒絕方法。這里是臺灣星云大師關于拒絕的經驗。


三,學會拒絕。




一、不要立刻就拒絕:立刻拒絕,會讓人覺得你是一個冷漠無情的人,甚至覺得你對他有成見。

二、不要輕易地拒絕:有時候輕易地拒絕別人,會失去許多幫助別人,獲得友誼的機會。

三、不要盛怒下拒絕:盛怒之下拒絕別人,容易在語言上傷害別人,讓人覺得你一點同情心都沒有。

四、不要隨便地拒絕:太隨便地拒絕,別人會覺得你并不重視他,容易造成反感。

五、不要無情地拒絕:無情地拒絕就是表情冷漠,語氣嚴峻,毫無通融的余地,會令人很難堪,甚至反目成仇。

六、不要傲慢地拒絕:一個盛氣凌人、態度傲慢不恭的人,任誰也不會喜歡親近他。何況當他有求于你,而你以傲慢的態度拒絕,別人更是不能接受。

七、要能婉轉地拒絕:真正有不得已的苦衷時,如能委婉地說明,以婉轉的態度拒絕,別人還是會感動于你的誠懇。

八、要有笑容的拒絕:拒絕的時候,要能面帶微笑,態度要莊重,讓別人感受到你對他的尊重、禮貌,就算被你拒絕了,也能欣然接受。

九、要有代替的拒絕:你跟我要求的這一點我幫不上忙,我用另外一個方法來幫助你,這樣一來,他還是會很感謝你的。

十、要有出路的拒絕:拒絕的同時,如果能提供其他的方法,幫他想出另外一條出路,實際上還是幫了他的忙。

十一、要有幫助的拒絕:也就是說你雖然拒絕了,但卻在其他方面給他一些幫助,這是一種慈悲而有智能的拒絕。



今天我就辦文、辦會、辦事跟大家交流一點心得體會。總的說辦文、辦會、辦事都是一件很辛苦的事情,“辦”中間一個力,兩邊一點汗水、一點心血。辦文、辦會、辦事需要我們付出艱辛的努力,需要付出很多的智慧。真正辦好了,我們也就會取得成功。我講的這些都是個人的一點體會,不妥的地方,請同志們批評指正。謝謝大家!

 

(來源:網絡)

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